Kebijakan Privasi Smart Apps Education | SMK Negeri 1 Pagelaran

1. Ruang lingkup layanan

Aplikasi ini digunakan untuk mendukung administrasi sekolah, termasuk pengelolaan kehadiran, data siswa, dokumen, tata tertib, inventaris, izin, agenda, pelaporan, sinkronisasi data pendidikan, serta layanan digital lain yang diaktifkan oleh pengelola sistem.

2. Data yang dapat dikumpulkan

• Data identitas pengguna seperti nama, NISN, kelas, jurusan, jenis kelamin, status akun, dan informasi profil terkait sekolah.
• Data operasional seperti riwayat absensi, jam masuk-pulang, status izin, pelanggaran, inventaris, aktivitas dashboard, dan log sinkronisasi.
• Dokumen yang diunggah seperti KK, Akte, Ijazah, KIP, KKS, KIS, dan berkas pendukung lain sesuai kebutuhan administrasi.
• Data teknis dan keamanan seperti cookie sesi, token CSRF, log aktivitas, alamat IP, dan catatan integrasi yang diperlukan untuk menjaga keamanan layanan.
• Data tambahan yang bersifat kondisional seperti foto absensi, nomor telepon orang tua, data lokasi untuk absensi berbasis lokasi, serta data login dari Google OAuth atau integrasi SSO bila fitur tersebut digunakan.

3. Tujuan penggunaan data

• Memverifikasi identitas dan hak akses pengguna pada modul yang tersedia.
• Menyediakan layanan administrasi sekolah secara digital dan terdokumentasi.
• Menghasilkan laporan, rekap, dan bahan evaluasi operasional sekolah.
• Mendukung proses validasi dokumen, kedisiplinan, layanan siswa, dan komunikasi administrasi.
• Menyokong proses sinkronisasi dan integrasi dengan sistem resmi atau layanan pihak ketiga yang diaktifkan sekolah.

4. Integrasi dan pembagian data

Dalam konfigurasi saat ini, sistem dapat terhubung dengan layanan atau mekanisme berikut sesuai aktivasi sekolah:

• Dapodik / sinkronisasi pendidikan untuk kebutuhan kesesuaian dan pertukaran data pendidikan.
• WhatsApp Gateway untuk notifikasi tertentu seperti verifikasi nomor, pemberitahuan, atau alert sistem.
• Email SMTP untuk pengiriman notifikasi dan kebutuhan akun.
• Google OAuth untuk autentikasi masuk menggunakan akun Google.
• Single Sign-On (SSO) untuk perpindahan autentikasi ke sistem sekolah lain yang terhubung.

Data hanya dibagikan sejauh diperlukan untuk fungsi layanan tersebut dan sesuai pengaturan yang diaktifkan oleh pengelola sistem.

5. Penyimpanan, keamanan, dan retensi data

• Data disimpan pada server aplikasi dan basis data yang dikelola oleh pengelola sistem atau pihak yang ditunjuk.
• Sistem menggunakan kontrol keamanan seperti session management, token CSRF, pembatasan hak akses berbasis peran, validasi input, dan pencatatan aktivitas tertentu.
• Dokumen dan file pendukung disimpan pada struktur direktori aplikasi sesuai kategori layanan masing-masing.
• Lamanya penyimpanan data mengikuti kebutuhan operasional sekolah, kewajiban administrasi, kebijakan internal, dan ketentuan yang berlaku.

6. Hak pengguna dan tanggung jawab penggunaan

• Pengguna berhak meminta koreksi data yang tidak sesuai melalui operator atau pengelola sistem sekolah.
• Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan akun, kata sandi, serta perangkat yang digunakan untuk mengakses aplikasi.
• Penggunaan aplikasi hanya diperbolehkan untuk keperluan yang sah, relevan dengan layanan sekolah, dan tidak melanggar aturan internal.
• Penyalahgunaan layanan, percobaan akses tanpa izin, atau manipulasi data dapat dikenai pembatasan akses dan tindak lanjut oleh pengelola sistem.

7. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui sewaktu-waktu mengikuti pengembangan aplikasi, perubahan proses bisnis sekolah, integrasi baru, atau kebutuhan kepatuhan. Versi terbaru akan dipublikasikan pada halaman ini dan berlaku sejak tanggal pembaruan ditampilkan.